Notionを在宅ワークの情報基地にして分かった魅力と落とし穴
「とりあえず全部Notionに置く」。在宅ワークで散らばりがちな情報を一箇所にまとめたくて、編集部でも本格運用してみました。
何でも入る自由度が最大の魅力
メモ、議事録、タスク、データベース、Wiki。用途を選ばない柔軟さがNotionの核心です。テキストだけでなく表やカンバン、カレンダー表示に切り替えられ、同じ情報を見方を変えて扱えます。
議事録・ナレッジ管理に好相性
在宅では「あの話どこ行った？」が頻発します。会議ごとにページを作り、決定事項とToDoをテンプレ化しておくと、後から検索一発でたどり着けます。
落とし穴は「作り込みすぎ」
自由度が高いぶん、構造づくりに凝りすぎて本来の仕事が進まない、という本末転倒も起きがちです。最初は、
- メモ用ページ
- 議事録データベース
- タスク一覧
の3つだけで始め、必要に応じて広げるのが続けるコツです。
最初に作る3つのページの中身
- メモ用ページ：思いついたことをすぐ書く場所。整理は後回しでよい
- 議事録データベース：日付・参加者・決定事項を項目にして、会議ごとに1行追加する
- タスク一覧：状態（未着手・進行中・完了）と期限を項目にして、ビューを切り替える
挫折しないためのルール
- 週に1回、不要なページを整理する時間を取る
- 置き場所に迷ったら、まずメモ用ページに入れる
- 他の人に見せるページは、見出しを揃える
チームで使うときの注意
個人で使うのと違い、チームでは命名や置き場所のルールが必要です。全員が自由に作ると、同じ内容のページが増えて、かえって探しにくくなります。管理する人を決めておきましょう。
よくある疑問
Q. スマートフォンでも使えますか？ A. アプリがあり、外出先でも確認や追記ができます。細かい編集はパソコンのほうが楽です。
Q. 料金は？ A. プランの内容は変わることがあります。無料の範囲を含め、公式サイトで最新の情報を確認してください。
向いている人・向いていない人
- 向いている：情報を一か所に集めて、自分で整えるのが好きな人
- 向いていない：すぐ使えるシンプルな道具だけがほしい人
合わないと感じたら、無理に続けず、軽いメモアプリと使い分ける手もあります。
他のツールとの使い分け
チャットは連絡用、Notionは残しておきたい情報用、と役割を分けると、情報が混ざりません。決まったことだけをNotionに書き写す習慣があれば、検索のしやすさが保てます。
情報の置き場所を決める
Notionは何でも置けるぶん、置き場所が決まらないと散らかります。次のような分け方が分かりやすいでしょう。
- 日々の作業：タスクとメモ
- 残しておく情報：手順書と議事録
- 参照する情報：チームの決まりや連絡先
ページの入口に、全体の目次を1枚作っておくと、迷う人が減ります。
検索で探しやすくする
在宅では、聞ける相手が近くにいないため、自分で探せることが大切です。
- ページのタイトルに、内容がわかる言葉を入れる
- 作成日や担当者を書く欄を設ける
- 古い情報には「古い」と目印を付ける
タイトルが「メモ」のままでは、あとから探せません。
導入を成功させる手順
最初は個人で使い、使い勝手が分かってからチームへ広げます。いきなり全員で使い始めると、置き場所の考え方がばらばらになります。
つまずきやすい点と対処
機能が多いため、全部を覚えようとして疲れる人がいます。必要な機能だけを使い、増やすのは困ってからで十分です。料金や無料の範囲は変わることがあるため、公式サイトで最新の情報を確認してください。
使い続けるための見直し
月に一度、使っていないページを整理しましょう。情報が古くなると信頼されなくなり、使われなくなります。更新の担当を決めておくと、情報が新しい状態に保たれます。
導入前の確認
チームで使う前に、どの情報を載せるか、載せてはいけない情報は何かを話し合っておきましょう。個人情報や取引先の機密情報は、会社の決まりに従って扱います。迷ったときは、載せない選択が安全です。
まずは、毎日使う1ページだけを作り、そこに記録を貯めていきましょう。使いながら必要な機能を覚えるほうが、自然に身につきます。
ボタンやメニューの名前は、アップデートで入れ替わることがあります。手順が合わないときは、Notion のヘルプで今のやり方を確かめてください。ページの作り方で迷った人が相談できる場所を決めておくと、悩みが長引きません。
まとめ
情報の置き場所を一本化したい在宅ワーカーにNotionは有力です。完璧な設計を目指さず、「まず置く、後で整える」くらいの気軽さで使い始めましょう。
